Primeras Experiencias de Profesionales que comienzan a utilizar el Software Tablero de Comando.

CASO IV

Situación real en la Organización, que motivó la creación de este Mapa Estratégico: La empresa, a pesar de que funciona y de que posee una gran proyección comercial, no poseía un verdadero direccionamiento estratégico, simplemente las actividades y decisiones se tomaban con base en la situación presentada día a día. No se contaba con un verdadero modelo de administración, tanto así que al finalizar cada consultoría no se sabía a ciencia cierta cuál era el margen de utilidad generado para dicho servicio; peor aún, esta empresa, siempre ha sido reconocida por sus eventos en formación, pero no se contaba con una estadística o datos que realmente mostrara cuáles son los servicios con mayores ingresos y que como tal la empresa debería mejorar y fortalecer los demás. Se pretendía abarcar mercados internacionales, pero no se sabía a ciencia cierta cómo. Se generaron muchos procesos consultivos con empresas de todo tipo, pero no se tenía un control específico sobre los estados de avance en cada uno de estos servicios.

Análisis interno y externo que se realizó y resultado al que se arribó: El análisis realizado fue mediante el método AMEF (Análisis de Modos y Efectos de las Fallas); se toman como variables: los procesos internos, la parte financiera, la estructura comercial y el talento humano, el cual nos arrojó el siguiente resultado.
Conclusiones del análisis interno:
1.    A pesar de que la empresa, desarrolla claramente las diferentes actividades operativas, es necesario que se logre estandarizar dichas actividades mediante un manual de procedimientos.
2.    Para lograr incrementar los modelos de productividad, es necesario incrementar los niveles de competencia del personal consultor.
3.    Se requiere planificar apropiadamente un plan de ventas que ayude a proyectar los márgenes de rentabilidad, así como de lograr disminuir considerablemente los pasivos de la empresa.
4.     Disminuir los márgenes de gastos y sobre costos por reprocesos, lo cual genera en pérdidas invisibles para la empresa.
Conclusiones del análisis externo:
1.    Una vez se generen los controles suficientes para los procesos, se hace necesario empezar a direccionar la empresa en la ampliación de mercados.
2.    Con base en el comportamiento del mercado, es recomendable que se inicien con la apertura de nuevos servicios, el cual les permita innovar y ampliar cobertura.
3.    Incluir de manera clara en un plan de ventas las proyecciones deseadas por la alta dirección, lo cual permitirá tener un mayor control sobre las inversiones en materia comercial así como de los índices de cobertura.

Qué motivó la definición de los Temas Estratégicos presentados en el Mapa: Debido a que la empresa requiere primero que todo organizar su estructura interna, la alta dirección ha enfocado todas sus acciones a 3 pilares fundamentales para la gestión de su empresa.
1.    PRODUCTIVIDAD: La compañía al mejorar el rendimiento en todos sus aspectos, empezará a generar de manera indirecta utilidades en cada uno de sus servicios; así mismo, esto permitirá controlar de manera apropiada cada una de las actividades que se desarrollan al interior de la misma, logrando tener una mayor seguridad a la hora de hacer expansivos sus servicios no solo a nivel nacional sino internacional.
2.    RENTABILIDAD: Tal y como exponía en la problemática, éste tema nos permitirá controlar de manera minuciosa cada uno de los servicios y los costos inmersos en éstos.
3.    COBERTURA: Con este tema, se pretender prácticamente integrar los dos anteriores a las estrategias de la empresa, ya que hasta no tener control sobre las acciones internas y mucho menos sobre los costos que implican estos, no es posible iniciar procesos de cobertura; ni siquiera en el orden nacional. Esto nos permitirá tener en cuenta en todo momento los diferentes aspectos que intervienen de manera directa sobre las decisiones enmarcadas en procesos de cobertura.
Cabe anotar que estas tres estrategias, tal y como se menciona en el tema de cobertura, lo que se pretende al definir estas estrategias es lograr integrar cada una de las acciones que desarrolla la empresa para contribuir de manera objetiva al logro de las mismas.

Lectura de las Relaciones Causa-Efecto presentadas en el Mapa Estratégico: Se toma como base los objetivos definidos en cada una de las perspectivas.

Matriz Tablero de Comando

Términos utilizados en la Matriz Tablero de Comando:
Perspectivas – Financiera: Establece lo pretendido en materia financiera de la empresa.
Objetivo – Incrementar los márgenes de utilidad en el periodo.
KPI – (Utilidades del Periodo Actual – Utilidades del Periodo Anterior / Utilidades del Periodo Anterior)*100%
Meta – 2% en el primer periodo.
Valor Alerta de Precaución – 1%
Valor Alerta de Peligro – 0%
Estado actual del KPI – 1% Precaución
Inductor – Valor de la oferta comercial.
Iniciativa Estratégica – Visita de los consultores a clientes antes de presentar oferta comercial

Hoja de Indicadores

Elección de 3 KPI:
1) Utilidades del Periodo Actual – Utilidades del Periodo Anterior / Utilidades del Periodo Anterior
Porque esto me permite medir claramente cuales son los ingresos que posee la empresa para poder diseñar de manera aterrizada un flujo de caja y así poder proyectar las demás actividades.
2) Tiempo Planeado para el desarrollo del Proyecto – Tiempo real en la entrega del proyecto
Porque me ayuda a controlar de manera puntual el tiempo dedicado a un proyecto para más adelante poder mejorar los tiempos de planificación y así generar mayores utilidades para la empresa
3) Nº de horas en dar respuesta a solicitud de cliente
Este indicador, me permite medir el estado real en los tiempos de respuesta del cliente frente a las diferentes necesidades o requisitos que posee; esto me permite mejorar el servicio, optimizar la productividad y de manera indirecta, mejorar los niveles de rentabilidad.

Comportamiento de 3 (tres) KPI elegidos de la Hoja de Indicadores (% de avance de implementación sGC, grado de satisfacción de productos y servicios y número de planes de innovación implementados):
1) Se encuentra en amarillo, debido a que la compañía está ajustando toda su operación a las nuevas estrategias definidas; se espera que para el próximo periodo, el margen de utilidad se incremente, ya que entra en vigencia el plan de ventas, lo cual me permitirá desarrollar estas actividades de manera más organizada.
2) Meta cumplida, se encuentra en color verde. Ya que desde que se inició con la aplicación de este modelo, el equipo consultor, empezó a controlar mucho mejor el tiempo, inclusive a mejorar los niveles de productividad en los servicios.
3) Meta cumplida, se encuentra en color verde. Ya que la empresa ha iniciado el proceso de estandarización interna, lo cual ha permitido tener una mayor agilidad a la hora de dar respuestas a las necesidades o requisitos de los clientes.

Selección de 3 (tres) inductores de la Matriz y motivo por el cual se definió cada uno de ellos:
1) Asesor Comercial: Este inductor fue definido, ya que el equipo comercial es punto neurálgico en todos los procesos de la empresa. Si no se cuenta con un buen equipo de ventas, según lo expuesto en la relación causa-efecto, prácticamente colapsaría toda la operación de la organización.
2) Información Disponible: Este inductor permite agilizar la productividad de la empresa, ya que uno de los problemas que se encontraba en la empresa era que toda la información se encontraba centralizada en una sola persona, cuyo caso era solamente la gerencia.
3) Competencia del Consultor: Este inductor permite monitorear las competencias necesarias que deben tener los consultores, ya que a través de las competencias se puede llegar a mejorar la productividad, optimizar recursos, disminuir los tiempos de ejecución de los proyectos, lo cual todo lo anterior repercutirá en el incremento de las utilidades por parte de la organización.

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