Proyectos ¿Qué es un Proyecto?

Proyectos son el conjunto de actividades debidamente planificadas, que se van a ejecutar de manera organizada y en un tiempo determinado para cumplir aquellos objetivos para los cuales fueron creados.

La Inteligencia de proyectos comienza desde el momento en que se aprueba el POA, Plan Operativo Anual.

A partir del POA la mayoría de las empresas, Universidades, y Organizaciones Públicas, convierten sus planes operativos en proyectos o programas, clasificándolos por áreas de especialización, por ejemplo:

• proyectos de construcción civil.
• Proyectos de desarrollo TI.
• proyectos administrativos.
• proyectos de comercialización.
• proyecto de inversión.
• proyectos productivos.
• proyectos sociales.
• proyectos de mercadeo.

Para lograr que los proyectos logren su misión, es necesario contar con información que permita dar seguimiento y control a estos portafolios y proyectos para asegurarse que el proyecto termine con éxito.

Pero …

No es suficiente con dar solo seguimiento y control.

A continuación vas a leer que es necesario contar además con la inteligencia de Proyectos que la  gerencia de proyectos de una Organización  requiere para mejorar la calidad de la toma de decisiones.

¿Este tema te interesa?

Espero que sí ¡Empecemos!

 

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Guest Invitado para escribir sobre Inteligencia de Proyectos

Lic. Rafael Mosquera
Licenciatura en Administración de Empresas, Mención Gerencia Empresarial
Técnico Superior Universitario en Informática
Ingeniería en Informática (hasta 7mo Semestre)

El Lic. Mosquera es el creador del concepto “Inteligencia de proyectos” en Venezuela y  Creador de los programas de adiestramiento “Inteligencia de negocios e indicadores de gestión”, utilizando Excel intermedio/Avanzado como plataforma

Pagina web: El autor no ha suministrado la misma

Este artículo se envía a 308.103 miembros del Club Tablero de Comando en Iberoamérica.

 

¿Qué es la Inteligencia de Proyectos?

 

La data reportada en la operación diaria del proyecto es extraída por procesos de ETL (Extracción, transformación  y carga), tal como se hace en Inteligencia de Negocios.

La misma es convertida en información, que nos lleva al conocimiento de la situación actual del proyecto en el momento del corte.

Disponer de esta información es vital para poder tomar decisiones importantes acerca del desarrollo normal de las actividades, y que puede evitar situaciones futuras que impacten el fin del proyecto en la fecha que estaba planificada, los costos, los recursos o la calidad.

En la etapa de planificación del proyecto, se plantea la forma como se va a realizar el monitoreo y control, cada cuánto tiempo, personas involucradas, y forma en que se va a presentar.

De acuerdo a lo especificado en las normas y procedimiento de la empresa, en el caso que esta documentación exista.

En este sentido, el gerente de proyecto, o la persona responsable de presentar los avances, introduce al sistema la fecha de corte, actualiza las fórmulas y los indicadores, analiza los resultados, verifica y documenta las variaciones en caso de que existan, comenta los puntos de atención y actualizan los informes y las presentaciones.

¿Qué ocurre si el proceso se queda aquí?

Si este proceso queda allí, lo único que se está haciendo es un rutinario proceso de seguimiento al avance de los proyectos.

Es decir falta tomar decisiones

Porque los indicadores de desempeño, gráficos, reportes semáforo, tablas consolidadas y demás herramientas analizados, interpretados y entendidos, detectan que hay situaciones que se deben tomar decisiones referentes, por ejemplo  a:

• Revertir una variación importante en algunas de los elementos de medición que puedan impactar de forma negativa los resultados del proyecto
• Tomar acciones para que no se produzca una desviación importante en alguna de las áreas de restricción
• Cambiar el estatus del proyecto y colocarlo en suspendido mientras se atiende un requerimiento
• Cancelar el proyecto antes de cumplir con los objetivos
• Activar el plan de mitigación especificado en la matriz de riesgo
• Seguir con las actividades planificadas, monitoreando los diferentes indicadores

Si estas decisiones se toman estaremos haciendo una labor de inteligencia sobre el proyecto, es decir, estaremos haciendo una Inteligencia de proyectos.

Herramientas para proyectos

Herramientas como Power Bi, Excel (sobre todo en sus versiones 2016 y 365), son muy poderosas a la hora de diseñar una metodología basada en Inteligencia de Proyectos para llevar el control y gestión de los portafolios, programas y proyectos de cualquier tipo de organización.

Lo son por su versatilidad para operar en las diferentes etapas de inteligencia de negocios.

Desde la extracción de los datos almacenados en la herramientas de gestión de proyectos, hasta la elaboración de                          dashboards espectaculares y funcionales, que apoyarán de una manera muy efectiva al proceso de toma de decisiones. 

Proyect Management Institute (PMI)

El PMI propone una serie de procesos y herramientas de medición para la gerencia de los proyectos, y que cada empresa puede adaptarlas a sus requerimientos.

Quienes obtienen la certificación del PMI generalmente se emplean como directores de Proyectos de Organizaciones, ya que cuentan con la inteligencia de proyectos necesaria para ayudar a mejorar la tasa de logros en cada uno de sus proyectos.

Ya sea el proyecto de elaboración de un software aplicando un sistema estandarizado y el
conjunto de principios de gestión del proyecto tal como lo ha dispuesto el PMI en su PMBOK Guide.

¿Qué es la Inteligencia de Negocios?

La inteligencia de negocios es una metodología que permite extraer los datos crudos que se originan en la actividad diaria de uno o varios procesos.

Los relaciona para obtener información que generen un conocimiento

Y se le añaden experiencias, lecciones aprendidas y competencias, para llegar a la toma de decisiones efectivas, en los momentos oportunos.

La combinación de ambos ambientes, es lo que da nacimiento al concepto de Inteligencia de Proyectos.

¿Qué es un Proyecto?

Basado en un concepto simple definido por el PMI (Project  Management Institute), Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Ampliando que es un proyecto

Un proyecto es un conjunto de actividades debidamente planificadas, que se van a ejecutar de manera organizada y en un tiempo determinado para cumplir aquellos objetivos para los cuales fue creado.

Los términos relacionados a la temporalidad y “únicos”, son características que deben estar presente para que pueda ser considerado como un proyecto.

La gerencia de proyectos

Si analizamos este concepto a través de las dos palabras principales que lo componen, podríamos verlo desde el siguiente esquema:

Estas dos palabras por sí solas son un concepto muy poderoso para las organizaciones:

Gerente y Proyectos.

Un gerente debe tener ciertas competencias que le van a permitir dirigir y controlar sus actividades y guiar a su equipo de trabajo hacia el logro de los objetivos

Un buen gerente, con un liderazgo consolidado, podrá garantizar el logro de objetivos importantes en el área de su gestión.

Un proyecto, involucra varios temas que forman parte de éste, comenzando por los objetivos a los cuales deben apuntar los resultados.

Estas actividades deben ser planificadas en base a su alcance (tareas y duración), recursos, costos, riesgos y calidad, y además, monitorear constantemente la ejecución de estas tareas.

Ambos conceptos tienen como factor común el control y seguimiento, a través de los cuales se garantizará la ejecución efectiva de las tareas programadas, dentro del tiempo planificado y utilizando los recursos asignados para cada tarea.

49 Procesos dentro de la Gerencia de Proyectos

El PMI, dentro de su metodología, propone 49 procesos que deben ser considerados a la hora de gerenciar un proyecto

Los mismos se distribuyen dentro de una matriz, cuyas filas se componen de 10 “Áreas de conocimiento”, y en las columnas se identifican 5 “Grupos de procesos”.

Las áreas de conocimiento son:

• Integración del proyecto, alcance.
• Cronograma (tiempo).
• Costos.
• Calidad.
• Recursos (humanos y materiales).
• Comunicaciones.
• Riesgos.
• Procura e interesados.

Los grupos de procesos son:

• Inicio.
• Planificación.
• Ejecución.
• Monitoreo, control y cierre.

Una vez que el proyecto es aprobado por los interesados (Stakeholders), y se elabora el acta de constitución (partida de nacimiento del proyecto), comienza una etapa de planificación.

En la cual se identifican las necesidades y el plan de acción en las diferentes áreas de conocimiento.

Es decir, se planifica

• El alcance.
• El cronograma.
• Los recursos.
• Los costos.
• Las comunicaciones.
• La calidad.
• Los riesgos.

Por ser una metodología, estos procesos no están escritos en piedra, y no significa que si no se cumplen en el orden propuesto, el proyecto no será exitoso,

Lo que garantiza el PMI es que si los procesos se aplican según lo establecido, las probabilidades de alcanzar los objetivos son altas.

Que es la Inteligencia de Negocios

En su concepto más amplio, la inteligencia de negocios la podemos definir como el conjunto de procesos que se encarga de transformar los datos crudos provenientes de la operación diaria, en información que se obtiene de la aplicación de fórmulas de cálculo (matemáticas, estadísticas, financieras, contables, lógicas, etc.), permitiendo conocer la situación actual del negocio.

El análisis de estos resultados, nos permitirá tomar decisiones de una manera efectiva y oportuna

Esquemáticamente, este concepto se podría ver de la siguiente manera:

Las decisiones tomadas por parte de los líderes, gerentes o directores a partir del conocimiento que aporta la información resultante de la extracción y transformación de los datos, deben tener un alto grado de confiabilidad y efectividad, y por lo tanto, debe impactar de forma positiva a la empresa como un todo.

En el caso de Gerencia de Proyectos, los avances reportados por los equipos de trabajo, por lo general se cargan en un sistema de gestión de proyectos, tales como Project Server, Primavera o un sistema desarrollado a la medida por la                        organización.

Muchas de estas herramientas permiten configurar indicadores de desempeño, crear informes ejecutivos para la presentación de resultados, e incluso exportar la data a otras aplicaciones satélites para aplicarles fórmulas de cálculo para generar la información.

Además, permiten modificar recursos, tiempos de duración, costos, fechas, reprogramar actividades y re planificar el proyecto completo.

Por cierto, la re planificación de un proyecto es el último recurso que debería tener un gerente de proyectos, ya que no es una buena referencia para su gestión.

Anexo conceptos referentes a la Gerencia de Proyectos

Si te interesa como hacer un proyecto y la gestión de proyectos como así también conocer los pasos para elaborar un proyecto y tienes deseos de realizar un  aprendizaje basado en proyectos aplicando concepto de proyecto te presentamos aquí un anexo

 

Gestionar proyectos

Es la etapa del proyecto donde se ejecutan las actividades contempladas en la etapa de planificación, algunas de ellas referentes a la gestión del recurso humano, la calidad, comunicaciones, interesados y procura.

Dentro de la metodología de PMI (Project Management Institute), la gestión del proyecto se realiza dentro de la fase de ejecución. 

Para gestionar proyectos necesitas tener clara la metodología de un proyecto, los pasos de un proyecto
o sea los pasos para realizar un proyecto como así también el diseño de proyectos, los elementos de un proyecto y el significado de proyecto si todo ello no está antes de gestionar proyectos te sugerimos dedicar tiempo a profundizar conocimientos en estos aspectos citados

Monitoreo y control de los proyectos

Conjunto de actividades orientadas al seguimiento permanente de los avances del proyecto, análisis de indicadores, informes ejecutivos y toma de decisiones, en las fechas de corte programadas. 

Concepto de proyecto

La definición oficial del PMI para proyectos es;

 “Es un esfuerzo temporal para producir un producto, servicio o resultado que es único y que se desarrolla gradualmente”.

Lo importante a destacar en el concepto es que debe ser único, limitarse en una fecha de inicio y una de fin y que esté orientado a objetivos bien definidos.

Diseño, elementos y partes de un proyecto

El carácter “único” que platea la definición de proyectos significa que cada uno tiene sus propias características.

Se dividen por fases, cada una de las cuales contienen tareas o actividades que se resumen en entregables, dependiendo del tipo de proyecto, y debe estar ligado directamente a las normas y procedimientos (gobernabilidad) de la organización.

No existe un estándar desarrollado para la división de un proyecto o la definición de sus componentes o elementos.

Objetivos específicos y generales de un proyecto

Los objetivos específicos en un proyecto son aquellos a los que deben apuntar las tareas realizadas dentro de cada fase, mientras que los objetivos generales son aquellos a los que deben apuntar los resultados de sus fases, es decir, los entregables finales de cada fase. 

Metodologías de proyectos

Actualmente existe un interesante debate entre la metodología estándar o planificada, defendida por el PMI desde sus primeras versiones, donde la planificación y el seguimiento se realiza para todas las fases el proyecto, y la metodología ágil, en la cual la planificación y el seguimiento se realiza por interacciones periódicas en cortos plazos.

A pesar que se ha recomendado la metodología tradicional para proyectos complejos y largos y la ágil para proyectos mayormente de desarrollo de TI y de corta o mediana duración.

La tendencia es relacionar ambas metodologías y poder utilizarlas en un mismo proyecto, coexistiendo, independientemente del tipo de proyecto y el área donde se desenvuelve. 

Ejemplos de proyectos

Prácticamente todos aquellos planes que se tengan para lograr un objetivo determinado, puede ser transformado en un proyecto.

Solo se le tiene que añadir los ingredientes de tiempo y ser únicos. Ejemplo de proyectos pueden ser: construcciones, remodelaciones, desarrollo de software, infraestructura TI, actualización de maquinarias y equipos, adaptaciones, mercadeo, giras musicales o deportivas, entre muchos otros. 

Alcances y limitaciones

La metodología del PMI recomienda la creación de un EDT (Estructura detallada de trabajo, o WBS en inglés) para definir todas las actividades a realizar, sus tiempos de duración y recursos asignados a cada tarea.

Lo que no está contemplado en la planificación de actividades, no es parte del proyecto, y por lo tanto no debe ejecutarse como parte del proyecto.

Estudio financiero de un proyecto / Viabilidad

Es el análisis que se hace a nivel económico para evaluar si los recursos que se necesitan para realizar las tareas del proyecto están dentro de lo presupuestado.

La estructura debe contemplar; los costos de ejecución de las tareas, una reserva para mitigar eventos desconocidos (Reservas gerenciales), y una reserva de contingencia para eventos conocidos, contemplados en las lecciones aprendidas y matrices de riesgo, esto unido al margen de ganancia (en caso que aplique), dará como resultado el precio del proyecto.

Proyectos de inversión

Uniendo las definiciones de estas dos palabras, un proyecto de inversión es un conjunto de tareas o actividades ejecutadas según una planificación, con una serie de recursos asignados, y cuyo objetivo principal es obtener un rendimiento económico en un tiempo determinado.

Ejemplo de proyectos de inversión

Un ejemplo muy actual será la puesta en marcha de un proyecto orientado a la compra de máquinas de minería de datos para la colocación de criptomonedas, que genere un rendimiento importante en un plazo de un año, que permita generar los recursos que necesite la empresa para la colocación de un producto nuevo en el mercado.

Etapas y evaluación de un proyecto de inversión

A pesar de que cada empresa puede definir las etapas por las cuales se van agrupar las actividades, se debe seguir un orden lógico que permita el seguimiento permanente y el logro de los objetivos planteados.

Ese orden implica, la definición del qué, cómo, quienes, y cuándo se quiere lograr, un estudio de factibilidad (estudio de mercado, estudio técnico, financiero, FODA, etc.), control de las operaciones y el análisis de los resultados.

Tipos de proyectos de inversión

De manera general, se distinguen tres tipos de proyectos de inversión; Privados, Públicos y Sociales.

Muchas veces los proyectos sociales se consideran dentro de la clasificación de los públicos.

Los privados son aquellos realizados por el empresario que busca satisfacer los objetivos de la empresa. 

Los públicos son aquellos que apuntan a objetivos de tipo gubernamentales, y los resultados son de valor para las poblaciones. 

Los sociales están orientados a satisfacer objetivos que apuntan hacia programas que beneficien a una sociedad, y por lo tanto los beneficios del proyecto apuntan a satisfacer necesidades de los ciudadanos.

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