La Planeación o Planeamiento es tener bien en claro qué hay que hacer, qué acciones son necesarias para poder alcanzar el o los objetivos que nos hemos propuesto.

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Cuando una empresa u organización analiza cómo lograr sus objetivos, define sus metas, establece los tiempos necesarios para lograrlo, asigna recursos (gente, dinero, tiempo)… entonces está realizando un Plan de Acción.

Si esa actividad se encuadra dentro de los elementos del Tablero de Comando, entonces afirmamos que está haciendo Planeación en Balanced Scorecard.

Este es un artículo introductorio para quienes aún no conocen qué es y cómo se elabora la Planeación en una organización. Si tú ya eres un experto, o ya conoces o utilizas esta metodología, te invitamos a leer otros artículos acerca de Planeación.

Un problema recurrente: ¿por dónde comenzar?

Si bien un ejecutivo de una organización tiene en claro qué es la Planeación y para qué sirve, muchas veces puede surgirle la duda de por dónde empezar a elaborar un nuevo plan de acción. ¿Te ha pasado alguna vez?

Es muy sencillo: sólo tienes que seguir tres pasos fundamentales:

1.    Realizar un análisis, trabajo previo imprescindible que consiste en evaluar el estado actual de la organización (tanto su entorno como sus recursos internos) y  los objetivos que se quieren alcanzar (visión y misión, por ejemplo).
2.    Elegir la mejor estrategia, tanto a nivel corporativo como competitivo y operativo para poder cumplir con los objetivos surgidos del análisis estratégico.
3.    Listar las acciones concretas que servirán para implementar la estrategia, plasmándolas en un documento consensuado.

Eso sí: para poder realizar una buena Planeación, es necesario contar con la participación y colaboración de todos los sectores implicados, dado que el ejecutivo encargado de la redacción del Plan necesita contar con la mayor cantidad de información posible para minimizar luego los cambios y modificaciones que se le harán al Plan una vez iniciadas las acciones.

La Planeación como pieza fundamental en la gestión

¿Te pusiste a pensar alguna vez en que nuestra vida está planificada casi en su totalidad? Cuando eres niño, planificas qué vas a ser cuando seas grande; luego, planificas tu desarrollo profesional, una boda, la compra de tu primera casa y la llegada de los hijos; tus vacaciones, la compra de un coche…

¿Imaginas tu vida sin Planeación? Pues tampoco puede tener éxito una organización que no planifica.

Un buen Plan sirve para analizar el presente de una organización y establecer cuál es el futuro de la actividad deseada. ¿Por qué? Porque, en el momento de redactar este documento, las personas involucradas están obligadas a plantearse algunos aspectos de la gestión actual y también a organizar las acciones a futuro en función de lo que hay y de lo que se desea.

La Planeación es importante en toda organización porque:

•    Es un marco de referencia que puede ser revisado en forma continua para evaluar la dirección de las actividades
•    Induce a pensar constantemente en el futuro
•    Prevé cambios o modificaciones que puedan llegar a producirse
•    Permite anticiparse a situaciones imprevistas
•    Predispone a la organización para posibles cambios
•    Ayuda a la mejor coordinación de actividades dentro de la organización
•    Unifica criterios respecto de la visión y la misión de la compañía
•    Favorece una mejor distribución de los recursos

Un viaje certero hacia el futuro exitoso

En la década del ’60, hace ya unos cincuenta años, comenzó a desarrollarse la disciplina del management, técnica que consiste en realizar una gestión sistemática sobre todas las actividades y procesos de una organización a fin de mejorar su eficiencia.

Lo notorio de esta nueva metodología es que incorporó a las personas como parte fundamental de todo proceso. Por lo tanto, se hizo necesario comenzar a trabajar con Planeación, ya que el manager o gerente debe tener bien en claro quién realiza cada acción, cuándo y cómo para poder supervisar los procesos.

Hoy ya no se concibe una empresa, una organización, una institución yendo a la deriva, tratando de tener éxito mediante el ensayo de diferentes métodos a medida que se le van presentando las situaciones.

Se necesita una Planeación que indique la ruta, los peligros que puedan aparecer, la forma de evitarlos o enfrentarlos y, por supuesto, también las señales para seguir avanzando y llegar a ese destino tan deseado llamado Éxito.

El tipo de Planeación puede variar según la clase de organización que la desarrolla, su dimensión, su antigüedad, su situación económico-financiera, el tipo de actividad que realiza, su posicionamiento en el mercado o en la sociedad, etc. Pero sea cual sea su meta, necesita de una buena Planeación para lograr el éxito. El Plan es lo que permite administrar todas las actividades que se llevarán a cabo para cumplir con los objetivos propuestos por la organización.

Planeación, Balanced Scorecard y trabajo en equipo

Estarás de acuerdo conmigo, entonces, que un buen Plan es importante para saber, desde el presente, hacia dónde se dirigen las actividades y qué se hará para llegar a donde se pretende. Y que la Planeación implementada a través del Tablero de Comando es una de las maneras de ejecutar la Estrategia.

Incluso, existen hoy en el mercado abundantes soluciones tecnológicas que ayudan a tener el control total de la ejecución de un Plan.

Solo me resta volver a recomendarte que, si vas a trabajar en Planeación, tengas en cuenta a todas las personas que estarán involucradas en los diferentes procesos y actividades.

Ellos, primero, tendrán que proporcionarte la información necesaria para elaborar el mejor Plan posible. Y una vez conocidas las acciones a realizar, tendrán que interactuar para poder cumplir eficazmente con los objetivos planteados, para los cuales has trabajado fuerte en Planeación.