La automatización aporta un claro y útil camino para  mejorar la perfomance y la rentabilidad de los procesos.

Está comprobado que la automatización y el control es la base para sustentar en forma eficiente la mejora de productividad.

Conocer y dominar cada una de las formas de modelar la automatización aportará valor a tu formación y ayudará a tu empresa o a la de tus clientes.

¿Te puede resultar útil?

Espero que sí, ¡Comencemos!

 

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Te Presento a nuestro Guest Invitado de hoy

Hemos convocado a un Profesional experto en el área de automatización y procesos, me honro en presentarles al Lic. Mauro chojrin
Mauro es Lic. en Ciencias de la Computación por la Universidad de Buenos Aires. 

Actualmente dirige la consultora Leeway donde acompaña a directores de empresas en su camino hacia la transformación digital de sus organizaciones.

Es consultor en sistemas de información, especializado en automatización de procesos administrativos, un tema que cualquier empresario que esté pensando en subirse a la ola de Transformación Digital debería tener en cuenta. Su página web http://www.leewayweb.com

Este artículo se envía a 308.103 miembros del Club Tablero de Comando en Iberoamérica.

Qué es automatización

Se escucha muy a menudo el término “automatización”, sin embargo, no todo el mundo entiende realmente de qué se trata.

Empecemos por la definición de diccionario:

Automatización definición: Aplicación de máquinas o de procedimientos automáticos en la realización de un proceso o en una industria.

Dejando de lado por un momento los formalismos, y para hacer más terrenal la discusión, digamos que:
“un proceso automático es aquel que puede ejecutarse por completo sin la intervención de personas”.

Para tomar un ejemplo simple

Veamos el caso de un contestador telefónico.

Se trata de una máquina capaz de responder a los llamados que se reciben cuando el destinatario no está disponible.

Su función, usualmente, no es realmente la de contestar ese llamado (en el sentido más estricto del término), si no dar al emisor la posibilidad de dejar un mensaje.

En cualquier caso, se trata de minimizar las chances de perder una comunicación importante.

En este ejemplo, el proceso que está siendo automatizado es el atención de un llamado.

En el contexto de una empresa existe una amplia variedad de procesos que conforman la cadena de generación de valor, algunos son específicos de la industria a la que pertenezca la organización (Por ejemplo no es lo mismo una fábrica de zapatos que una agencia de turismo) y otros son, con sus sutilezas, los mismos para toda organización con fines de lucro (Compras, ventas, facturación, etc…).

Existen diferentes tipos de automatización, veamos algunos:

1 Automatización del flujo de procesos

2 Automatización de procesos administrativos

3 Automatización industrial

 

1 Automatización del flujo de procesos

Esta automatización también es llamada workflow

Su principal misión es la de lograr disminuir el costo y también el tiempo que insumen la gestión de las tareas y actividades que se desarrollan en una empresa o industria

Se optimiza esta misión cuando se incorpora un software que se ocupa de acelerar el flujo natural de la información para evitar incidentes y aumentar los resultados de la gestión.

2 Automatización de procesos administrativos

Se trata de la realización de un proceso administrativo de una empresa mediante herramientas de software para el control de procesos.

Algunos ejemplos de este tipo son la gestión de cobranzas, conciliaciones bancarias, monitoreo de indicadores, etc…

3 Automatización industrial

Este tipo de automatización implica no sólo la implementación de herramientas de software, si no la utilización de maquinaria especializada.

Ejemplos de esta serían tornos o pantógrafos programables.

Para este tipo de situación es común utilizar una computadora especializada, como un PLC o controlador lógico programable.

Los Procesos Industriales

Son el conjunto de tareas y actividades que se requieren dentro de una industria para poder producir a partir de las materias primas un producto

 

 

 

Robótica Industrial

Es cuando una Industria utiliza uno o más robots durante la ejecución de sus procesos industriales conforme la ISO (ISO 8373:1994,

Por qué automatizar

Porque existen una serie de ventajas derivadas de la automatización de procesos. Las principales son

Mayor eficiencia: La máquina siempre será más veloz que el humano

Menor tasa de errores: Una vez que el proceso está correctamente automatizado la probabilidad de error disminuye dramáticamente, mientras que un proceso manual, por mejor sabido que esté, siempre depende en última instancia de las personas que lo ejecutan y, como sabemos, cualquiera puede tener un mal día.

Mayor certeza: una vez que un proceso ha sido automatizado, la probabilidad de que el proceso no se ejecute es cercana a 0, mientras que un proceso manual requiere que quien debe llevarlo a cabo:

1. 1. Recuerde hacerlo
   2. Esté disponible al momento de hacerlo

Menor discrecionalidad: cuando una tarea es ejecutada por una persona, por más que la voluntad esté, es imposible dejar por completo de lado la subjetividad, lo cual lleva muchas veces a conflictos derivados de la disparidad de criterios entre quien realiza la solicitud y quien la lleva adelante.

En el caso de una tarea automatizada se sabe que siempre será ejecutada exactamente de la misma forma.

Qué automatizar y qué no

Alguna gente asocia la idea de automatización al riesgo de quedar fuera del mercado laboral, otros al aumento de la productividad de sus empresas… en cierto modo se podría tratar de dos lados de la misma moneda

(Depende de qué lado del mostrador te encuentres si la idea te asustará o entusiasmará).

Mi visión es algo diferente

Para comenzar, hay que entender que no todo proceso es automatizable (o mejor dicho, no todo proceso es automatizable en forma rentable).

Existen aún muchas sutilezas que escapan a la capacidad analítica de las computadoras y que se verían perjudicadas más que beneficiadas por la automatización.

Un claro ejemplo es el de la atención al cliente.

¿A quién le gusta hablar con una máquina?

Usualmente, los procesos que más se benefician de la automatización son los que dan soporte a la gestión interna de la empresa.

Algunos ejemplos interesantes:

• Elaboración de reportes frecuentes
• Conciliaciones de flujos de fondos contra entidades financieras
• Recopilación de información presente en Internet
• Traspaso de información entre sistemas (propios y de terceros)
• Monitoreo de información sensible en pos de generar alertas tempranas

Cómo automatizar

La automatización de procesos administrativos dentro de una organización implica una serie de pasos:

1. Estandarización
2. Diseño de la estrategia de automatización
3. Implementación
4. Puesta a punto
5. Refinamiento contínuo

Estandarización

Este paso prácticamente se explica por sí mismo:
no puede automatizarse un proceso que no está 100% estandarizado.

La computadora es muy buena (mucho mejor que las personas) para resolver situaciones en las que se sabe de antemano cómo debe procederse

(Aún si el criterio es complejo, si está bien definido, la computadora podrá resolverlo perfectamente), pero es muy mala para resolver situaciones novedosas.

Uno de los efectos colaterales de transitar un proceso de automatización es, precisamente la estandarización de las tareas que se busca automatizar.

Diseño de la estrategia de automatización

La automatización de un determinado proceso implicará la implementación dentro de la organización de nuevas herramientas.

Esta implementación puede implicar la adquisición de dichas herramientas (junto con su correcta instalación y configuración) o bien el desarrollo de las mismas (en el caso de que no existan).

Para lograr el objetivo de la forma menos disruptiva posible (al fin y al cabo, cualquier cambio en las formas de resolver los problemas cotidianos es disruptivo), debe tomarse en cuenta:

• Quiénes son las personas involucradas en el proceso
• Qué otros procesos están asociados a éste (Qué inputs y outputs tiene el proceso)
• Cuáles son las consecuencias de los errores en el proceso
• Cuáles son las consecuencias de los retrasos en el proceso
• Cuáles son las consecuencias de la falta de ejecución del proceso
• Cuál es la ventana de tiempo de que se dispone para realizar la automatización
• Cuál es el presupuesto disponible para realizar esta automatización

Entre todas estas variables (y algunas otras particulares a cada situación) se puede tener una base sobre la cual trazar un plan que guíe la implementación con altas chances de éxito.

Implementación

Por supuesto que un plan sin su ejecución no es algo sumamente útil

En la implementación del plan deberá intervenir personal técnicamente calificado para realizar las tareas de instalación y configuración junto con los interesados en la automatización para verificar, al final de cada paso, que se esté efectivamente logrando el objetivo buscado.

Puesta a punto

Es muy común que un nuevo procedimiento no funcione 100% correctamente al finalizar su implementación inicial.

Usualmente los propios usuarios consideran que el sistema fue implementado correctamente cuando lo utilizan por primera vez (hasta firman su conformidad en ocasiones) sólo para encontrarse con que en los casos menos comunes las cosas no salen exactamente como se las esperaba.

Es importante conocer este riesgo desde el comienzo para evitar frustraciones.

Es perfectamente normal que esto suceda.

El modo de encarar este problema es tomarlo como parte del proceso y comprender que, al aparecer estas situaciones anómalas y resolverlas, el sistema va haciéndose más y más robusto.

Refinamiento continuo

Por último, una vez que el sistema está implementado en su totalidad, y se ha estabilizado, es recomendable volver a evaluar su aporte.

Es muy probable que, al haberse liberado recursos que estaban siendo utilizados para la realización de tareas rutinarias, éstas mismas personas comiencen a ver modos de mejorar aún más la eficiencia lograda mediante la automatización.

Conclusión

Ante todo: no hay que temerle a la automatización.

Si se encara con una visión de progreso, debe entenderse como un modo de darle al personal de la empresa un lugar más jerarquizado.

El talento de los colaboradores debe ser aplicado a aquellas tareas en las que agregan más valor (áreas creativas, de relaciones interpersonales, etc…), dejando a las máquinas aquellas tareas aburridas, repetitivas y proclives a errores difíciles de detectar.

Investigación para el desarrollo tecnológico

El CIF  Centro Internacional de Física

Realiza en américa latina investigaciones para el desarrollo tecnológico industrial, lo hace a través de grupos

Los miembros de estos grupos de investigación han elaborado gran cantidad de proyectos basados en la innovación tecnológica que beneficia entre otros a la automatización industrial y a la formación de jóvenes profesionales

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Muchas Gracias. Prof. Mario Héctor Vogel