Te presentamos un caso real. Es el de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo (UTEQ), en Ecuador, que -de la mano del Prof. Mario Héctor Vogel- mejoró su Plan Estratégico, dándole rigor científico a partir de la validación matemática de la Visión y la Misión, FODA Matemático y Balanced Scorecard.

Compartimos contigo el proceso completo, incluyendo una aplicación práctica del FODA Matemático y el Balanced Scorecard de la Universidad, publicado en un documento de más de 100 páginas con todos sus gráficos y tablas.

Accede al documento: https://www.tablero-decomando.com/socios/formulario.asp?f=704

Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 2012-2015

Aunque la UTEQ tenía, en 2011, un Plan Estratégico aprobado y en vigencia, las orientaciones de la nueva ley y las condiciones para acreditar las carreras con estándares internacionales hicieron necesaria la revisión y elaboración de un nuevo Plan Estratégico Institucional acorde a la nueva Ley de Educación Superior, Ley de Servicio Público, Plan Nacional para el Buen Vivir, Plan Estratégico de la Región Quinta, Plan Estratégico de la Provincia de los Ríos, El Plan de Desarrollo Agropecuario Provincial y el Plan de Desarrollo Cantonal de Quevedo y con la participación de los Comités Regionales Consultivos de Planificación de la Educación Superior.

Metodología para la elaboración del Plan Estratégico

La elaboración del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 2012-2015 comprendió varias fases básicas como el diagnóstico, direccionamiento estratégico, formulación estratégica, seguimiento y evaluación.

El equipo responsable de la elaboración del Plan tuvo a su cargo -entre otras tareas- trabajar con FODA Matemático, Mapa Estratégico y Tablero de Comando (BSC-CMI) a partir de la metodología propuesta por el Prof. Mario Héctor Vogel.

FODA Matemático

Definidas las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la institución, se generaron 33 variables asociadas al proceso.

Luego se procedió a utilizar la metodología del FODA Matemático para buscar y priorizar las variables estratégicas.

Mediante el software FODA Matemático, se ingresaron las variables, línea base y elementos estratégicos tales como la Visión y Misión de la UTEQ. Las variables se relacionaron con las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas resultantes del diagnóstico.

Luego se calificó, con criterios consensuados de los técnicos y con la escala propuesta en el software, el impacto de la variable sobre los elementos estratégicos.

Al final del proceso, se generó la matriz que se presentó con 33 variables. Esta matriz se sometió a un proceso denominado “de volcamiento” para obtener la Matriz de Impacto formada por 23 variables priorizadas y estratégicas para la universidad.

Se procedió entonces a calificar la Matriz de Impacto con la escala propuesta en el software. En definitiva, se calificó el impacto de todas las variables entre sí.

En esta instancia de trabajo, se logró el consenso de todo el equipo técnico de la Unidad de Planificación y Evaluación (UPE) para la determinación de las calificaciones.

La Matriz de Impacto calificada se sometió -en el software FODA Matemático- a un proceso de comprobación de estabilidad fundamentada en potencias matemáticas hasta lograr el mensaje de “estabilidad lograda”, lo que significa que ya no había más información para extraer.

Finalmente, se procedió a la generación del Ranking Estratégico que constituye la lista ordenada y priorizada de las variables estratégicas, las mismas que son la base para la elaboración de objetivos estratégicos y estrategias del plan.

Con las variables vitales que aportó el software FODA Matemático, se estructuraron Visión, Misión, Objetivos Estratégicos Institucionales, Objetivos Operativos, Acciones, Programas, Proyectos, Actividades, Indicadores y Metas del Plan.

Balanced Scorecard – Tablero de Comando

La UPE tomó el curso Cómo construir un Tablero de Comando con el Prof. Mario Héctor Vogel y decidió aplicar la metodología del Balanced Scorecard a partir de la formulación estratégica.

Se comenzó determinando las relaciones de los objetivos estratégicos institucionales con los objetivos operativos y las cuatro perspectivas conocidas como: Comunidad Universitaria, Empleadores y Sociedad; Procesos; Recursos y, finalmente, Innovación, Desarrollo, Aprendizaje y Crecimiento.

Tales relaciones consideraron exhaustivamente los macro procesos del Estatuto de Gestión Organizacional por Procesos y constituyeron la base para la elaboración del Mapa Estratégico.

Es importante señalar que los objetivos operativos tienen estrecha relación con los macro procesos. Los programas, a su vez, se relacionan con los procesos mientras que las acciones se relacionan con los procedimientos del Estatuto de Gestión Organizacional por Procesos. Lo señalado es la base del Tablero de Comando.

El Tablero de Comando o Balanced Scorecard es la base objetiva útil para la realización del seguimiento del Plan. Está planteado para cada objetivo estratégico institucional, el mismo que contiene uno o más objetivos operativos. Cada objetivo operativo tiene uno o más programas y estos, una o varias acciones.

Las acciones responden a uno o algunos indicadores. Estos indicadores tienen estrecha relación con los indicadores del Modelo de Evaluación Institucional y Modelo de Evaluación de Carreras establecidos por el CEAACES con la finalidad de impulsar las acreditaciones correspondientes, que tanto anhela la comunidad universitaria.

El Tablero de Comando se completó con la línea base para cada indicador, considerando la realidad institucional de ese momento y las metas a cumplirse desde 2012 hasta 2015.

La estrategia de seguimiento de los indicadores y metas establecidas en el Tablero de Comando tendría como soporte fundamental la utilización del Sistema de Información Académico Administrativo, recomendado por el Prof. Mario Vogel, el mismo que sería adecuado para conducir la gestión integral de cada uno de los objetivos estratégicos y de la Planificación Estratégica en su conjunto.

El Tablero de Comando expandido, destinado al monitoreo y control inductivo de resultados, incorporó además iniciativas o acciones a desarrollar para asegurar el cumplimiento de las metas, en concordancia con los indicadores y en sintonía con los programas, proyectos y actividades, cuyo desarrollo sería monitoreado en tiempo real a fin de conducir el proceso de logro de las metas, corrigiendo factores de inducción y considerando elementos de contingencia que incidieran en las desviaciones respecto de la planificación.

La UPE coordinaría el trabajo de seguimiento del plan y capacitaría acerca del funcionamiento del software correspondiente. Los informantes fundamentalmente eran: el Honorable Consejo Universitario o Gobierno Universitario, las Unidades Académicas (Facultades) y Unidades Administrativas (Individuales).

Las fases a seguir iniciaron con el ingreso de datos, que debían ser validados considerando filtros técnicos previamente establecidos, para luego almacenarlos con uniformidad y quedar listos para el análisis de informantes responsables y equipo técnico de la UPE.

Finalmente, se elaborarían informes periódicos, que estarían disponibles a la ciudadanía mediante diferentes medios de comunicación como, por ejemplo, el sitio web de la Universidad.

Además, en cumplimiento con lo que estableció la SENPLADES, la UPE coordinaría la elaboración de informes de seguimiento de Planes Operativos Anuales y Proyectos de inversión Pública de la UTEQ.

Para la realización de esta actividad, era necesario además que se actualizara el Manual de Seguimiento y Evaluación del PEDI de la UTEQ en base de lineamientos y fundamentos del Balanced Scorecard y exigencias de la SENPLADES.

Qué beneficio tuvo aplicar esta metodología

Con la metodología FODA Matemático es posible organizar la complejidad de las relaciones entre las variables que afectan al desarrollo de la Universidad.

A continuación, es posible diseñar y presentar acciones que impulsan la mejora continua.

Y lo mejor de esta metodología es poder identificar las variables estratégicas que deben ser atendidas con prioridad.

Por último, los profesionales participantes aprendieron a desarrollar el pensamiento estratégico y complejo.

En qué benefició esta metodología a la Universidad

El equipo responsable pudo elaborar un Plan Estratégico con rigor científico en menos de un mes de trabajo.

Compartimos contigo el proceso completo, incluyendo la aplicación práctica del FODA Matemático y el Balanced Scorecard de la Universidad, publicado en un documento de más de 100 páginas con todos sus gráficos y tablas.

Accede al documento: https://www.tablero-decomando.com/socios/formulario.asp?f=704

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